4 Sinais que está na hora de trocar o PMS do seu Hotel

          É provável que você já tenha percebido a importância do sistema de gerenciamento hoteleiro adotado em seu negócio. Até porque os ganhos em eficiência, segurança e rapidez no atendimento podem ser observados com certa facilidade – não somente pelos hóspedes, mas principalmente pelos gestores, que têm as funções diárias bastante simplificadas e, claro, otimizadas.

          Se você é do tipo que explora todas as potencialidades do software, ou pelo menos incentiva os seus gerentes que estão mais no front a fazerem isso, pode notar que todas as atividades passam – ou deveriam passar – por esse tipo de tecnologia: cadastro de hóspedes; controle de disponibilidade; e emissão de relatórios de performance, por exemplo, são alguns dos exemplos dos serviços mais utilizados. Dependendo do porte de seu hotel, é possível que precise de mais ou de menos funcionalidades.

          Mas a discussão sobre trocar o PMS (property management system) não passa somente pelo tamanho do negócio, mas também pelo objetivo que cada proprietário tem em relação ao crescimento do hotel – se você deseja crescer, irá investir em tecnologia de ponta. Nesse contexto, é necessária bastante atenção, principalmente tendo em vista o número de softwares obsoletos existentes no mercado atualmente que, em vez de auxiliar, por vezes atrapalham a rotina hoteleira.  

          Para ajudá-lo nesse processo que pode envolver o intercâmbio do sistema de gestão do hotel por alguma opção mais moderna e aderente ao negócio, nós elencamos 5 sinais que podem ser pistas para a tomada de decisão. Veja:

1) PMS sem integração com canais de venda online

          Pode parecer estranho, mas ainda existem opções de PMS que não oferecem integração com os canais de venda online onde o hotel está anunciado – e, portanto, onde são executadas todas as ações de marketing que podem alavancar a empresa. Na linguagem própria do segmento de tecnologia para meios de hospedagem, tratam-se de softwares sem a opção de channel manager.

          Quando essa funcionalidade está disponível, estar em mais canais de venda é plenamente possível e não pressupõe mais dor de cabeça aos gerentes ou necessidade de contratações para essa função. Isso porque a operação é simplificada: quando tarifa e disponibilidade são atualizadas no PMS, a integração faz o trabalho de enviar essas informações ao channel manager que, por sua vez, entrega esses mesmos dados diretamente aos anúncios do hotel. Em outras palavras, você altera as variáveis do seu negócio somente em um lugar e, assim, evita retrabalho e erros.

          A integração também traz facilidade para o trabalho de revenue management, já que as reservas de todos os canais online são recebidas prontamente no seu PMS e você pode aproveitar com agilidade as oportunidades de aumento de tarifa.

          Há, ainda, casos de sistemas que sequer estão conectados ao motor de reservas do hotel, deixando o gerenciamento de reservas ainda mais trabalhoso na operação.

          Se você vê erros repetidos na gestão de reservas, se não tem agilidade ou inteligência na atualização de tarifas e anúncios do seu hotel online, considere urgentemente trocar o PMS.

2) Interfaces pouco amigáveis

          Se você vê funcionários brigando com seu PMS e novos funcionários penando para entender as funcionalidade, é provável que a interface do software seja pouco amigável. E isso não quer dizer somente que não seja bem desenhada, mas que o sistema não é funcional. E, se esse realmente for o caso, é possível que você esteja perdendo em gestão, agilidade e aderência à tecnologia. Um software que é utilizado todos os dias por várias pessoas de uma empresa precisa ser intuitivo.

          Softwares de fácil manuseio permitem o registro de informações mais rápido. Com isso, os usuários tendem a ser menos resistentes e enxergar a ferramenta como um aliado e não como um empecilho. Pense com a cabeça do seu subordinado – ou até com a sua mesmo: se algo for minimamente difícil de fazer, não será feito. Um exemplo: se o PMS impõe dificuldades para o lançamento do consumo de uma garrafa de água no frigobar de determinado quarto, esse tipo de controle nem sempre será feito. Sistemas de ponta permitem que o envio desse tipo de informação seja feita até mesmo a partir de um tablet ou smartphone.

3) Instabilidade do sistema

          Imaginemos a seguinte situação: você tem um hotel em um lugar bastante turístico, mas que tem chegada de voos em horários bastante restritos. Isso faz com que os hóspedes cheguem praticamente juntos até o seu negócio. Essa mesma concentração costuma acontecer na hora que o seu hotel anuncia a possibilidade de check-in. Se você dispor de um sistema que, com certa frequência, torna-se indisponível, é provável que chateie esse grupo de clientes, que terão de esperar mais tempo que o normal.

          Trocar o PMS em razão da instabilidade também fica evidente em lançamentos de consumos feitos de maneira errada. Você pode até estornar o valor, mas isso vai gerar desconfiança em seu hóspede. Então, lembre-se: o software deve funcionar o tempo inteiro. E funcionar bem, como por exemplo quando fornece relatórios de performance precisos, que permitem aprimoramento de processos rotineiros no segmento de hospedagem.

4) Baixa conectividade e mobilidade

          Nós falamos acima sobre a possibilidade de o garçom do restaurante do seu hotel utilizar o PMS em um dispositivo móvel (smartphone ou tablet, por exemplo) para lançar o consumo de um hóspede. Quando o software é moderno, esses registros podem ser feitos a partir de qualquer ponto de venda: serviço de quarto, estacionamento ou bar, por exemplo.

          A comanda eletrônica gera segurança e conforto na realização dos pedidos. Você deve considerar essa feature no momento em que estiver analisando as soluções disponíveis no mercado que, sabemos, são muitas e podem fazer com que você fique confuso sobre a real necessidade de cada uma.

É hora de trocar o PMS?

          Ficou claro todas as perdas que o seu hotel pode estar observando por conta de um PMS obsoleto? Esperamos que nossos alertas tenham estimulado você a pensar sobre a possibilidade de investir em um novo sistema.

          Mas, antes, uma dica final: tenha em mente a necessidade de adesão dos funcionários à nova tecnologia. De nada adianta você estar empolgado, mas não conseguir transmitir a mensagem sobre a alteração no sistema, que por mais que demande tempo, trará benefícios a todos.

          Se você ficou com alguma dúvida, não deixe de escrever um comentário abaixo. Estamos à disposição. Até a próxima!

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